サッカークラブの名簿管理、エクセルの手間を見直す方法

少年サッカークラブの名簿は、入退団や学年の切り替わりのたびに更新が必要です。エクセルや紙の台帳で管理していると、この更新作業が地味に大きな負担になっていないでしょうか。この記事では、エクセル・紙での名簿管理でよくある不都合を整理し、見直すヒントを紹介します。

少年サッカークラブの名簿管理、まだエクセルや紙でやっていませんか

少年サッカークラブの選手名簿を、今もエクセルファイルや紙の台帳で管理しているクラブは少なくありません。入団時に作った名簿をベースに、誰かが手作業でコツコツと更新し続けている、という運営の仕方です。クラブの事務負担全体についてはこちらの記事でも整理していますが、名簿管理はその中でも特に「地味だけど積み重なる」作業といえます。

チームが数十人規模のうちは、この方法でもなんとか回っていくものです。ですが人数が増えたり、学年をまたいだクラス編成が増えたりするほど、名簿更新にかかる手間は少しずつ大きくなっていきます。入団・退団のたびに一人分の情報を追加・削除し、年度が変わるごとに全員の学年を書き換える。この繰り返しが、気づけば運営の負担の一部になっているクラブも多いのではないでしょうか。

エクセル・紙の名簿管理でよくある不都合

エクセルや紙で名簿を管理していると、いくつか共通した不都合が出てきます。まず、更新作業が特定の一人に固定されがちなことです。「名簿はあの人が管理している」という状態になると、その人が忙しい時期や不在のタイミングで更新が後回しになりやすくなります。

また、手入力である以上、転記ミスが起きる可能性もゼロにはなりません。電話番号やメールアドレスなど、一文字違うだけで意味が変わってしまう情報を、人の手で何度も入力し直すことになるためです。加えて、ファイルが複数バージョン存在してしまい、「今どれが最新版か分からない」という状態に陥ることもあります。紙の台帳の場合は検索や絞り込みができないため、必要な情報を探すだけでも時間がかかってしまいます。

入退団のたびに発生する、名簿更新の4つの手間

名簿管理の負担は、漠然と「大変」というより、具体的な場面ごとに整理するとイメージしやすくなります。ここでは、入退団のたびに発生しやすい4つの手間を見ていきます。

入会申込を紙や口頭で受けて、エクセルへ手入力する手間

入会希望者から紙の申込用紙や口頭で情報を受け取り、それを担当者があらためてエクセルに入力する、という流れになっているクラブは多いはずです。申込用紙の回収、内容の確認、エクセルへの転記という複数の工程を経る分、時間もかかりますし、入力ミスが紛れ込む余地も生まれやすくなります。

退団・進級のタイミングでの更新もれ・二重管理

退団者の情報を消し忘れたまま連絡リストに残ってしまったり、進級のたびに学年欄を一人ずつ手作業で書き換えたりする作業も、地味に負担の大きい部分です。人数が多いクラブほど、この「一人ずつの手作業」が積み重なっていきます。

大会・行事のたびに必要な情報だけを抽出する手間

大会や行事のたびに、名簿の中から特定の条件に合う選手だけをリストアップする場面もあります。例えば市外在住の選手だけを抽出する、学年別に名簿を分けるといった作業です。エクセルであれば関数や並べ替えでなんとか対応できますが、紙の台帳の場合はこうした絞り込みができず、一枚ずつ確認していくしかありません。

エクセルファイルの共有・バージョン管理の難しさ

複数の役員やコーチでエクセルファイルを共有していると、同時に編集してしまい、片方の変更が上書きされて消えてしまう、という事故も起こりがちです。誰が最新のファイルを持っているのか分からなくなり、結局「最新版の受け渡し」自体が特定の人に依存してしまうケースも少なくありません。

実際の現場でもよく聞く話

こうした名簿管理の不都合は、実際の現場でもよく耳にする話です。あるクラブでは、紙の申込用紙を回収し、それを担当の役員がエクセルに手入力する形で名簿を管理していました。ある時、緊急連絡のためにエクセルの名簿を確認して保護者に電話をかけたところ、登録されていた電話番号が入力ミスで間違っており、すぐに連絡がつかなかったそうです。紙の申込用紙の原本は別の場所に保管してあったため、正しい番号を確認するのにも時間がかかってしまい、あとになって番号を修正したといいます。もし入会申込がフォームからそのまま名簿に反映される仕組みであれば、こうした手入力による転記ミス自体を防ぎやすくなります。

もう一つ、別のクラブから聞いた話です。市民大会に出場するメンバー表を作る際、大会の規定で市外在住の選手だけを別枠で申請する必要があったのですが、紙の申込用紙しか手元になく、一枚ずつめくりながら住所を確認していく作業になったそうです。人数が多いクラブほど、この確認作業だけでかなりの時間を取られてしまいます。名簿があらかじめデータ化されていて、条件に応じて絞り込める状態になっていれば、こうした行事前の作業も短縮できる可能性があります。

名簿更新の手間を減らす方法もある

名簿更新の手間を減らす方法の一つとして、クラブ運営支援サービス「Mybo+」のような、名簿管理に対応したツールを使う選択肢もあります。Mybo+では、入会フォームからパソコンやスマートフォンで申込を受け付けると、その内容が会員リストに自動反映される仕組みに対応しています。QRコードを使った入会案内にも対応しており、紙の申込用紙を回収して手入力する、という工程自体を省きやすくなります。また、学年別リストや独自のクラス設定にも対応しており、CSV形式でのデータの入出力もできるため、エクセルとのデータ連携が必要な場面でも活用しやすい、という声もあります。

もちろん、「エクセルや紙をすべてやめなければいけない」というわけではありません。行事や大会によっては紙の資料が必要な場面もあるでしょう。あくまで、入退団のたびに発生する更新の手間を減らす選択肢の一つとして、こうしたツールを検討してみる、という考え方です。

まとめ:名簿更新の手間は、仕組みで減らせる部分もある

入退団や学年の切り替わりのたびに発生する名簿更新は、担当者の努力だけでこなし続けるものではなく、仕組みを見直すことで負担を減らせる部分もあります。転記ミスや情報の探しにくさ、ファイル管理の属人化といった不都合に心当たりがあるなら、一度、今の名簿管理の方法を見直してみてはいかがでしょうか。

Mybo+では30日間の無料トライアルが用意されており、クレジットカードの登録なしで試すことができます(料金は月額550円、または年額6,000円・税込。詳細は公式サイトで要確認)。気になる場合は、まず無料トライアルで名簿管理の使い勝手を確かめてみるのも一つの方法です。