チームユニフォームの発注、まだ用紙でやっていますか？

サッカーチームに入団が決まったら、次にやることはユニフォームの購入です。ところがこの発注手続き、意外と手間がかかります。用紙を配って、記入してもらって、回収して、お金も集めて。。。しかも最近は昇華プリント製法のユニフォームが増えてきたことで、さらに時間との戦いになっています。

昇華プリントのユニフォームが増えてきた

以前のユニフォームといえば、メーカーがあらかじめ作ったデザインにチーム名やナンバーをプリントするものが主流でした。ある程度在庫が確保されていて、サイズが合えばすぐに手に入ることも多かったです。

ところが最近は昇華プリント製法のユニフォームが広まってきました。生地に直接フルカラーで染み込ませるプリント技術で、オリジナルデザインが1着から作れるのが特徴です。チームのカラーや番号、スポンサーロゴなども自由に入れられるので、とても便利です。

ただ在庫を持たずに1着ずつ作るため、注文から完成まで1ヶ月ほどかかります。試合や公式戦の日程が決まっているチームにとっては、この1ヶ月をどう確保するかが結構シビアな問題になります。

入団のタイミングはバラバラなので、入ってきた順にこまめに発注をかけていく必要があります。1ヶ月かかるなら、入団が決まった時点でできるだけ早く注文を受けて動き出したいところです。

用紙発注で起きがちな困りごと

多くのチームでは今もユニフォームの発注を紙の注文用紙で行っています。入団時にサイズを記入してもらい、担当者が回収してまとめて工場に送る、という流れです。

ただこの方法だと、担当者とタイミングが合わないと手続きが進みません。グラウンドに来たときに担当者がいなければ用紙を渡せないし、記入済みの用紙を持ってきた保護者がいても担当者が不在なら回収できない。そのまま数日〜1週間ずれ込むことも普通にあります。

お金のやりとりも発生します。現金で集めるのか、振込なのか。集金のタイミングを合わせるのが面倒だったり、誰がいくら払ったかの管理も必要になります。領収書が必要な保護者もいますし、担当者の負担はじわじわ増えていきます。

昇華プリントで1ヶ月かかるのに、発注の手続き自体でさらに1週間ロスするとなると、入団から受け取りまでトータルでかなりの時間がかかってしまいます。重要な試合や大会に間に合わせるには、とにかく発注を速やかに進める必要があります。

オンライン受注に切り替えてみた

私が運営に関わるチームでは、ユニフォームの発注をオンライン受注に切り替えました。紙の注文用紙を使うのをやめて、URLを案内するだけで注文が完結できる仕組みにしています。

URLを案内して即注文してもらう

入会後にユニフォーム発注ページのURLを保護者に案内します。保護者はそのURLを開いて、サイズや枚数を選んでフォームを送信するだけです。紙を渡す必要も、回収のタイミングを合わせる必要もありません。担当者がグラウンドにいなくても、保護者が夜に自宅でスマートフォンから注文できます。

入会のタイミングがバラバラでも、URLを送った時点から保護者が自分で操作できるので、受注がスムーズになりました。担当者への依存度が大幅に下がって、発注までのタイムラグがぐっと短くなりました。

工場への発注も早くかけられる

注文が入ったらすぐに確認できるので、工場への発注も早めに動けます。紙の注文用紙の場合は担当者が回収・確認してから工場に送るまでの間に時間が空きがちですが、オンラインなら注文が入った時点でデータがそろっています。

昇華プリントで1ヶ月かかるのは変わりませんが、発注までの手続きが短くなった分、受け取りも早くなりました。入団後にはやくユニフォームを渡せるかは、このスタートダッシュが大事だと感じています。

代金回収は後払いにした

うちのチームでは、注文を先に受けて、工場に発注をかけてから代金を受け取る流れにしています。商品が届いてから保護者に請求する形です。注文と同時に入金を求めると手続きが複雑になるので、まず注文だけ速やかに確定させることを優先しました。

支払い方法は手渡しか銀行振込かを保護者が選べるようにしています。現金でグラウンドで渡してもらってもいいし、振込でもいい。どちらでも対応できるようにしておくと、保護者の都合に合わせやすくなります。

担当者不在でも注文が止まらない

オンライン受注の一番大きなメリットはここだと思っています。担当者がいなくても注文が止まらない。URLさえ案内すれば保護者が自分で完結できるので、「担当者が今日グラウンドに来ていないから注文できなかった」という状況がなくなりました。

注文が入ると担当者にメールで通知が届くので、確認もスムーズです。誰が何を注文したかの履歴も残るので、集計や工場への発注時にそのままデータとして使えます。紙の注文用紙をExcelに打ち込む手間もなくなりました。

Mybo+のウェア受注機能

Mybo+ではネットショップのようにチームウェアを登録して商品一覧ページを作れて、会員にURLを案内するだけで注文を受けられます。

保護者はカート機能から注文を送信でき、注文者には注文内容と合計代金がメールで自動案内されます。支払い方法は手渡しか銀行振込、または両方を案内する設定も選べます。入会フォームと同じ仕組みの中で受注まで完結できるのが、チーム管理ツールとして一体になっていて使いやすいところです。

保護者側にとっても便利なこと

担当者とスケジュールを合わせなくていいのは、保護者にとっても楽です。仕事帰りの夜でも、週末の好きなタイミングで注文できます。「先週渡しそびれた用紙をまた持っていかないと」というような手間もなくなります。

注文内容がメールで届くので、「ちゃんと注文できたか不安」という心配もなくなります。サイズや数量の確認も後から見直せるので、記入ミスや渡し間違いが起きにくいです。

発注の速さがそのまま受け取りの速さになる

昇華プリントで1ヶ月かかるのはどこに頼んでも同じです。ここは変えられない。だからこそ、発注までの手続きをいかに速くできるかが受け取りの速さに直結します。

入団してすぐURLを送る、保護者がその日のうちに注文する、翌日には工場に発注できる。この流れが作れると、入団から1ヶ月少しでユニフォームが手元に届きます。用紙の回収待ちで1〜2週間ロスしていたころと比べると、かなり変わりました。まだ用紙でやっているチームがあれば、一度オンライン受注を試してみてほしいです。